Avaliar (melhor) seus custos

Para falarmos em redução de custos, devemos antes entender a definição de custos e despesas. A expressão redução de custos inclui ambas as definições, que não são a mesma coisa, em termos contábeis.

O que são Despesas

Despesas são gastos que permitem fazer com a empresa funcione, tais como:

•   salários;
•   despesas gerais;
•   propaganda e marketing;
•   telefonia;
•   gastos com TI;
•   água;
•   energia elétrica etc.

O que são Custos

Custos são os gastos diretamente relacionados à produção, como:

• matérias-primas;
• gastos de produção;
• folha de pagamentos do pessoal de produção;
• água;
• energia elétrica etc.

Importante observar que itens comuns, como água e energia elétrica, entre outros, são considerados tanto como despesas quanto como custos, devendo ser apurados individualmente.

Com essa classificação esclarecida, é importante que, ao mencionarmos redução de custos, estamos nos referindo a todo o processo de gastos da empresa, e não somente àqueles inerentes à produção.

A primeira dica quanto à necessidade de se conhecer e avaliar os custos do seu negócio, priorizando o que mais impacta nos custos e focando neles com mais prioridade, pois é de onde virão os maiores resultados. Sem esquecer, é claro, também dos custos de menor relevância, mas que também impactam no resultado.

Essa deve se tornar uma cultura do negócio, um hábito mesmo. Se for feito só por alguns ou só de tempos em tempos, não vai trazer resultados relevantes. 

Revisar processos

Outro grande aliado para se obter redução de custos é atuar sobre os processos. Analisar, revisar e ajustar é fundamental para aumentar a produtividade e eliminar tarefas sobrepostas ou que não objetivem resultados práticos.

Ao analisar processos, pode-se melhorar a qualidade da empresa, o atendimento aos clientes, assim como otimizar gastos com pessoal.

Então, ao revisar os processos dentro do seu negócio, você reduz custos, ganha em eficiência e consegue resultados com mais rapidez.

Investir em sistemas de TI

Um impacto direto em redução de custos está relacionado à informatização da empresa.

O uso da tecnologia ajuda a obter:

•   maior produtividade;
•   adequação de tarefas;
•   maior segurança nas transações;
•   melhoria da produtividade e de gestão, com impacto direto nos resultados da empresa.

Substituir tarefas manuais, repetidas e com risco de erros é um fator determinante para se evitar perdas e trabalhar com custos mais ajustados.

A tecnologia é uma aliada da qual você não pode abrir mão.

Traçar metas de redução de despesas e custos

Algo importante para obter resultados com ações de redução de custos é definir metas a serem atingidas, com respectivos prazos e verificação dos resultados.

O ideal é que se definam metas “menores” e de mais fácil execução. Isso é importante tanto para facilitar a adesão e execução quanto para que esses pequenos ganhos sirvam de estímulo à continuidade do processo.

Traçar metas irreais e distantes da realidade desestimula e frustra.

Definir estratégias de terceirização

Finalmente a estratégia pra redução de custos que consideramos ser a que pode trazer mais resultados em menos tempo.

Já não é novidade para ninguém a terceirização de setores como limpeza, segurança e logística, mas a grande novidade (principalmente para pequenos negócios) é a terceirização das rotinas financeiras.

Tarefas como pagamento de contas, gestão de recebíveis, fluxo de caixa, emissão de notas fiscais, cobranças, fechamento do caixa, dentre outros, passam a ser feitas por uma empresa especializada, o que traz uma grande redução de custos, pois dispensa a manutenção de uma equipe própria para cuidar disso.

Sugestões de ações práticas para redução de custos

Água e Energia elétrica

Normalmente as contas de energia elétrica e água são bastante significativas, mas podem ser tomadas atitudes para redução desses valores.

Algumas medidas importantes para redução de custos:

• usar lâmpadas de LED;
• instalar sensores de presença;
• revisar as instalações elétricas;
• verificar vazamentos de água;
• investir em métodos de descarga sanitária mais econômicos;
• adquirir modelos de torneiras que cortem o fluxo de água ao fim do uso;
• efetuar campanhas de conscientização de uso dos recursos etc.

Telefonia

Renegociar pacotes de telefonia e internet, bem como restringir o uso de ligações por redes de comunicação tradicionais, priorizando recursos digitais, como WhatsApp, Skype ou Viber.

Gastos com cobrança de títulos

Uma boa medida de redução de custos nesse caso é negociar as taxas que seu banco te cobra. E com o aumento da concorrência por causa das Fintechs, que já estão começando a oferecer serviços para empresas, você ganha muito mais argumentos para negociar com seu banco.

Viagens

Gastos de viagens podem ser muito altos; sobretudo, quando não se atua de forma correta, controlando esses valores.

Implantar maior controle e usar mais os recursos da tecnologia para reduzir viagens, como reuniões e contatos via Skype é uma excelente forma de atuar nesses gastos.

Manutenção

Sua avó tinha razão: prevenir sai sempre mais barato que remediar. Gastos com manutenção de equipamentos são sempre uma fonte de despesa para empresas de todos os tamanhos.

Aumentar o controle sobre o uso dos recursos físicos da empresa e estabelecer o hábito de manutenções preventivas será sempre bem-vindo.

Estoques

Nesse quesito, o mais importante é ter uma boa previsão de vendas, a fim de manter os estoques sempre nos níveis mínimos necessários.

Comprar mais do que você precisa vai amarrar seu capital de giro, fazendo com que falte dinheiro vivo em algumas datas de pagamento. Isso tem duas consequências: atrasar o pagamento de contas ou buscar dinheiro emprestado. Em ambos os casos, você irá gastar com juros ou multas.

Despesas diversas

Atuar sobre pequenas despesas que podem ser relevantes se totalizadas é importante para uma atuação sem distinção sobre os custos.

Assim, identificar oportunidades de redução em materiais de escritório, gastos com táxis, lanches, etc.; deve ser feito com habitualidade, inclusive pode-se dar oportunidade de atuar sobre eventuais fraudes e desvios.

Renegociar com fornecedores

Renegociar novos contratos, buscar novos fornecedores e lutar por melhores condições pode trazer mais economia do que você imagina.

Considerações finais sobre redução de custos

Vimos 5 dicas de redução de custos que, se forem seguidas, podem trazer retornos importantes para o negócio. Cada empresa tem sua própria realidade e dificuldades, então cabe a você analisar quais dessas dicas podem ser úteis para o seu negócio.

Mas nada disso terá efeito sem o envolvimento da equipe. Estimular a participação de todos é decisivo para se obter sucesso. Essa integração de todos num mesmo objetivo tem o poder de aproximar a equipe e trazer benefícios para o negócio.