Delegar tarefas com eficiência é um desafio para muitos gestores. Embora seja essencial para o crescimento de uma equipe e o sucesso da empresa, muitos líderes ainda enfrentam dificuldades no acompanhamento das atividades e na garantia de resultados.
Na semana passada, na Parte 1, falamos sobre três aspectos fundamentais para delegar tarefas corretamente:
- Por que você não consegue delegar?
- A importância da confiança.
- Por que sua equipe não está pronta para receber uma atividade?
Agora, na Parte 2, vamos aprofundar três pontos essenciais para melhorar a delegação de tarefas com eficiência e evitar retrabalho:
- A importância do retorno.
- Tenha um painel de acompanhamento.
- Não delegue atividades, delegue problemas.
A importância do retorno ao delegar tarefas
Uma equipe eficiente precisa criar o hábito de dar retorno sobre as atividades que executa. Esse processo é fundamental para que o líder sinta confiança no trabalho realizado e possa identificar obstáculos que possam impedir a conclusão das tarefas.
Mas por que sua equipe não dá retorno?
Isso acontece porque ela não enxerga o líder como um facilitador. Delegar tarefas com eficiência não significa apenas distribuir atividades, mas também garantir que a equipe tenha suporte para resolver problemas e entregar resultados.
Outro fator que influencia a falta de retorno é o receio dos colaboradores de receber mais trabalho. Todos tendem a procrastinar tarefas que não parecem urgentes. Muitos funcionários terminam suas atividades antes do prazo, mas preferem não avisar para evitar novas demandas.
Se um funcionário recebe uma tarefa com prazo de quatro horas e a conclui em três, duas coisas podem acontecer:
- Ele avisa o líder e recebe outra tarefa imediatamente, sem reconhecimento pelo desempenho.
- Ele espera a quarta hora para comunicar a conclusão, evitando novas responsabilidades.
Aqui entram dois questionamentos importantes:
- O líder realmente reconhece o esforço e os bons resultados da equipe?
- O reconhecimento oferecido tem valor para os colaboradores?
Muitos empresários criam uma cultura onde os funcionários parecem estar sempre ocupados para evitar novas tarefas. Esse modelo não incentiva produtividade, apenas superficialidade.
Por isso, delegar tarefas com eficiência exige um foco claro: não cobre esforço, cobre resultados.
Painel de acompanhamento: a chave para delegar tarefas com eficiência
Acompanhar o progresso das atividades é indispensável para garantir que o trabalho está sendo feito corretamente. Para isso, um painel de acompanhamento pode ser a solução ideal.
A gestão à vista, por exemplo, permite que toda a equipe visualize o andamento das atividades e compreenda as prioridades.
Delegar tarefas de forma eficiente não significa apenas distribuir atividades, mas também estabelecer um método de acompanhamento. Para simplificar o processo, basta definir dois elementos essenciais:
- Quem: Determine um responsável claro para cada tarefa. Delegar para um departamento ou equipe sem definir um responsável direto dificulta a cobrança de resultados.
- Quando: Estabeleça um prazo para a entrega e alinhe a expectativa com o responsável pela atividade.
Acompanhar a execução das tarefas não pode ser delegado. Essa responsabilidade é do líder. Sem monitoramento, os resultados dificilmente aparecerão.
Delegue problemas, não atividades
Delegar tarefas com eficiência não significa apenas dizer à equipe o que fazer. O ideal é delegar problemas a serem resolvidos em vez de apenas instruções operacionais.
Compare os dois exemplos:
- Delegação tradicional: “Faça uma planilha no Excel com as datas de vencimento dos clientes.”
- Delegação baseada em problemas: “Nossa inadimplência está alta. Precisamos entender se o fluxo de cobrança está adequado. O que você sugere?”
Na primeira abordagem, o funcionário apenas executa uma tarefa sem questionar o contexto. Na segunda, ele precisa pensar na solução do problema e sugerir alternativas.
Delegar tarefas com eficiência envolve desenvolver a equipe para que pense estrategicamente. Se um colaborador não acompanha seu raciocínio agora, é essencial investir em treinamentos para capacitação.
O desenvolvimento de uma equipe requer tempo e dedicação. Como diz o provérbio chinês: “Uma jornada de mil léguas começa com o primeiro passo.”
O medo de treinar a equipe e vê-la partir é comum, mas a pior alternativa é não investir no crescimento dos funcionários e vê-los ficar sem evolução.
Conclusão
Delegar tarefas com eficiência exige um retorno constante da equipe, um sistema de acompanhamento eficaz e a mudança na abordagem de delegação, focando na resolução de problemas.
Na próxima semana, na Parte 3, falaremos sobre:
- Por que os problemas voltam maiores?
- Como não delegar tarefas.
- Etapas para delegar com eficiência.
- A importância da reunião de alinhamento.
Se você quer melhorar a gestão da sua equipe e garantir que as tarefas sejam executadas com autonomia e qualidade, continue acompanhando nossa série.
Por Luis Filipe Winther – Fundador e CEO do Nucont
4o
